Erfolgreiches Controlling im Planungsbüro - Darauf gilt es zu achten
Es mag verwunderlich klingen, aber wo der Wegfall der Mindestsätze in der HOAI auf wachsende Unwägbarkeiten in der Baubranche trifft, entstehen Chancen für Planungsbüros, Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Den passenden Hebel, um diese Potenziale zu heben, bildet ein effizientes Controlling der eigenen Abläufe.
„Wenn Planungen mehr Zeit in Anspruch nehmen, als ursprünglich dafür veranschlagt, reduziert dies in der Regel meinen Gewinn oder führt sogar zu Verlusten, weil der Mehraufwand durch das Planungshonorar nicht abgedeckt ist.“, so Hubert Deininger, Controlling-Experte bei PROJEKT PRO und Landschaftsarchitekt mit langjähriger Planungserfahrung. „Im Controlling liegt der Schlüssel dazu, indem ich alles im Blick behalte und reagieren kann, wenn es notwendig wird.“
Wirtschaftlichkeit sichtbar machen
Um die Wirtschaftlichkeit eines Planungsbüros schlüssig zu ermitteln, richten sich Planungsbüros nach wirtschaftlichen Kennzahlen. Wirtschaftliche Kennzahlen können sein Umsatzrendite, dem Umsatz pro Mitarbeiter, der Arbeitskostenquote, dem Projektstundenanteil, dem mittleren Bürostundensatz, dem Gemeinkostenfaktor sowie individuell definierbaren Aufwandswerten zusammen und helfen Planern dabei, wirtschaftlich fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Umsatzrendite gibt dabei an, wie sich der Gewinn vor Abzug von Steuern zum Gesamtumsatz verhält.
Der Umsatz pro Mitarbeiter dient der betriebswirtschaftlichen Jahresplanung des Büros, indem sich dadurch Umsatzziele festlegen und am Ende des Geschäftsjahres überprüfen lassen.
Die Arbeitskostenquote erfasst das Verhältnis der Arbeitskosten zu den Gesamtkosten und der Projektstundenanteil stellt jedem Mitarbeiter das Verhältnis von Projektstunden zu seinen Gesamtstunden gegenüber.
Mit dem mittleren Bürostundensatz kann die Kostenentwicklung im Jahresverlauf verglichen werden, während der Gemeimkostenfaktor die Umlage von Bürokosten, Kosten für Firmenfahrzeuge etc. auf die Einzelkosten darstellt und der Berechnung individueller Stundensätze dient.
Die Aufwandswerte setzen wiederum den Stundenaufwand ins Verhältnis zur Tätigkeit – beispielsweise Planungsstunde pro Quadratmeter Gebäudefläche – was einer präzise Stundenbudget- und daraus resultierender Einsatzplanung dient.
„Im Controlling liegt der Schlüssel dazu, indem ich alles im Blick behalte und reagieren kann, wenn es notwendig wird.“
Effizientes Controlling mit passender Software
Architekten und Ingenieure erkennen zusehends, dass fundiertes Controlling für eine wirtschaftlich klare Führung des Planungsbüros unerlässlich ist. Für viele ist ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel dabei die erste Wahl — auch wenn sich diese in der Regel als ungeeignet herausstellt. Denn dadurch binden die Prozesse oft wertvolle Ressourcen übermäßig, da Mitarbeiter- und Projektdaten manuell zusammentragen werden müssen. „Sie sollten nicht alle Daten mehrfach separat pflegen und schlimmstenfalls händisch Formeln für die weiterführende Berechnung erstellen müssen. Das kann doch eine Controlling-Software für Sie erledigen. Eine gute Software unterstützt von der Zeiterfassung bis zur Auftragsabwicklung alle Funktionen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, und pflegt und verknüpft die Daten zentral.“, so Hubert Deininger über die entscheidenden Funktionen einer Controlling-Software.
Zentrale Faktoren für ein erfolgreiches Controlling
Für erfolgreiches Controlling im Planungsbüro sind drei Aspekte von entscheidender Bedeutung: Eine Software sorgt für eine zentrale Datenhaltung, vernetzt eigenständig die nötigen Informationen und übernimmt automatisiert die Berechnung der wirtschaftlichen Kennzahlen. Damit Inhaber, Führungskräfte, Controller oder Projektverantwortliche mit minimaler eigener Dateneingabe jederzeit auf aussagekräftige, tagesaktuelle Werte zurückgreifen können, wird die Software von allen Mitarbeitern mit den nötigen Informationen gefüttert. Zwei Erfolgsfaktoren entscheiden dabei maßgeblich darüber, ob die Software in deren Arbeitsalltag einen Platz findet: Mobilität und Nutzerfreundlichkeit. Wenn Mitarbeiter im Homeoffice, auf dem Weg zu Arbeit oder auf der Baustelle schnell und einfach Arbeitszeiten erfassen können, dann werden sie dies auch tun. Wesentliche Funktionen sollten daher als performante Cloud-Anwendung verfügbar sein, wodurch zudem eine eigene stationäre Serverinfrastruktur im Büro überflüssig wird. Auf diese Weise werden die Kollegen, die sich um das Controlling kümmern, mit allen notwendigen Informationen versorgt. So können jederzeit, unkompliziert und ortsunabhängig wirtschaftliche Kennzahlen für fundierte Entscheidungen herangezogen, Zeithonorare direkt nach der Erfassung in Rechnung gestellt oder Einsatzpläne an die aktuelle Mitarbeiterauslastung angeglichen werden. Ansprechende Usability zeichnet sich dabei vor allem durch klare, schlüssige Menüführung und intuitive Handhabung aus. Die benötigten Informationen dürfen stets nur wenige Klicks entfernt sein und müssen sich schlüssig darstellen.
Innovative Lösung mit Branchenerfahrung
PROJEKT PRO 24 erfüllt die beschriebenen Anforderungen an eine Software zur effizienten Bürosteuerung. Der Software-Anbieter mit langjähriger Branchenerfahrung verbindet damit die gewohnten Stärken der Vorgängergeneration mit einer völlig neuen User Experience. „Wir haben uns nicht auf den bekannten Stärken ausgeruht, sondern diese als Basis für Weiterentwicklung und Innovation genutzt. Dabei war es nur konsequent, neben unseren eigenen Ideen auf die Erfahrungen und Wünsche unserer Kunden zu setzen.“, so Hubert Deininger über den Entstehungsprozess. „Wir haben eine Befragung durchgeführt, um die Bedürfnisse der Anwender noch besser zu verstehen. Die Erkenntnisse daraus waren ziemlich eindeutig und das Ergebnis nicht nur eine punktuelle Verbesserung des Status quo, sondern eine vollständige Überarbeitung auf Grundlage neuer technologischer Möglichkeiten.“
Neben der einzigartigen Informationstiefe setzt PROJEKT PRO 24 auf ein ganz neues Nutzererlebnis und starke Mobilität. Eine überarbeitete Benutzeroberfläche und klar strukturierte Menüführung optimieren die Usability bei allen Arbeitsprozessen und über alle Leistungsphasen hinweg. Eine innovative Systemarchitektur bietet hohe Informationssicherheit und verbindet die Vorteile lokaler und dezentraler Datenhaltung. Dadurch unterstützt PROJEKT PRO Planungsbüros bei der täglichen Arbeit umfassend und schafft so Freiraum für Kreativität. Erfahren Sie hier mehr.
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