Datenbank statt Ordner - Mehr Effizienz in Planungsbüros
In Zeiten der Digitalisierung sollte es selbstverständlich sein, dass Dokumente in digitaler Form abgelegt werden. Jedoch ist die Theorie oft einfacher als die Praxis.
Wo soll ich welches Dokument ablegen? Welches Dateiformat ist das Richtige? Gibt es eine sinnvolle Ordnerstruktur? Finden die Kollegen die Dateien auch? Haben Sie Zugriffsrechte? Hat die IT ausreichend Speicherplatz?
Fragen über Fragen. Da fällt die Umstellung auf das papierlose Büro oft nicht leicht.
Herausforderung im Planungsbüro
Speziell im Planungsbüro fallen jede Menge unterschiedlicher Unterlagen an. Pläne, Protokolle, Projektlisten, Bautagebücher, Mängellisten, Faxe, E-Mails, Personallisten, Visitenkarten und und und. Die Liste nimmt förmlich kein Ende. Hinzu kommt noch die Frage, wie man die Menge an Dokumenten sinnvoll strukturieren kann. Nach Projektnummern? Nach Ständen? Nach Verantwortlichen?
Datenbank statt Ordner
Abhilfe schafft hier die digitale Ablage der Dokumente in einer Datenbank statt in herkömmlichen Ordner-Strukturen.
Die Vorteile einer Datenbank sind vielfältig:
- Umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten
- Aktualität der Daten und Dateien
- Räumliche Unabhängigkeit
- Mehrbenutzerfähigkeit
- Vermeidung von Duplikaten
- Mehrdimensionale Verknüpfungen der Dokumente
- Definition von Zugriffsrechten
- Schnelligkeit und Zeitersparnis
- Einfache Verwaltung auch von großen Datenmengen
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Komfortabler, effizienter, nachhaltiger
Mit der Einrichtung einer Datenbank fällt der Umstieg auf das papierlose Büro leichter. Jeder Mitarbeiter im Planungsbüro hat Zugriff auf die für ihn freigegebenen aktuellen Daten und Dokumente. Die Suche fällt dank vielfältiger Such- und Filtermöglichkeiten schneller und einfacher aus als das lästige Blättern in Ordnern. Die mehrdimensionale Verknüpfung von Dokumenten erspart die doppelte Ablage in unterschiedlichen Ordnern. Im Großen und Ganzen spart man Zeit, Geld und Ressourcen.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Ablage von Dokumenten in einer Datenbank ein erster Schritt für Planungsbüros. Noch mehr Möglichkeiten papierlos, effizient und digital zu arbeiten bietet die datenbankbasierte Software von PROJEKT PRO. Die professionelle Lösung ist speziell auf die Bedürfnisse von Architekten und Ingenieure zugeschnitten und unterstützt Büros im Controlling und Management. Die Funktionen von PROJEKT PRO werden stets mit dem Blick auf die Mehrfach-Verwendung Ihrer Daten entwickelt. Lassen Sie sich einfach beraten.
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