Effiziente Planung in unsteten Zeiten

Ist eine Ressourcenplanung schon gängige Praxis?

Roland Mogk: Im Bauwesen ist es zwar schon seit Jahrzehnten üblich, sich zu überlegen, wie lange welcher Bauabschnitt dauert. Auf die eigenen Ressourcen im Büro trifft das aber oftmals nicht zu.

Leider halten sich zwei Mythen hartnäckig: Kleine Büros brauchen keine Ressourcenplanung und Ressourcenplanung ist wahnsinnig zeitintensiv.

Ersteres ist schlichtweg falsch, weil auch kleine Büros so kosteneffizienter arbeiten können. Letzteres hängt davon ab, ob die Ressourcen händisch – beispielsweise mit Excel-Tabellen – geplant werden oder ob man eine spezielle Software verwendet. Wer eine Software nutzt, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können, die von allen Seiten mit Informationen gefüttert wird und die die Daten im Hintergrund verknüpft und aktualisiert, spart Zeit und steigert die Effizienz der Planung enorm.

Wie funktioniert das Ganze?

Roland Mogk: Die Ressourcenplanung blickt immer in die Zukunft des Büros. Wenn ich Mitarbeiter verplane, Aufträge annehme oder umplane, erkennt man aus der Ressourcenplanung sofort die Konsequenzen für das gesamte Büro. Der Arbeitsaufwand steht gewissermaßen der Mitarbeiterauslastung gegenüber: Wenn alle Mitarbeiter mit ihren individuellen Fähigkeiten und Arbeitszeitmodellen zu 100% verplant sind, kann kein neuer Auftrag angenommen werden, aber wenn sieben der zwanzig Mitarbeiter jeweils noch 30% an Kapazität frei haben, kann die simulierte Annahme eines neuen Projektes sehr aufschlussreich sein.

Wie berechnet man die Auslastung der Beschäftigten?

Roland Mogk: Die verfügbare Kapazität ergibt sich aus den individuellen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeiter abzüglich den persönlichen Gemeinstunden, beispielsweise der Zeit für Fortbildungen, interne Prozesse oder Akquise. Natürlich werden auch sozialbedingte Ausfälle, wie Feiertage, Urlaub und Krankheit, berücksichtigt. Diese verfügbaren Kapazitäten laufen dann gegen die geplanten Einsätze der Mitarbeiter:innen. Das haben viele Planer früher Mal mit selbst aufgestellten Berechnungen in Excel-Tabellen gemacht.

Wird das heute vielleicht noch an der einen oder anderen Stelle weiterhin so gemacht?

Roland Mogk: Mit Sicherheit gibt es noch viele Büros, die so arbeiten. Immer mehr Planer setzen aber auf passende Software, mit der sich die Informationen von Projekten und Beschäftigten automatisch auch in der Ressourcenplanung nutzen lassen.

Worauf sollte bei der Wahl einer Software geachtet werden?

Roland Mogk: Informationen sollten nicht zweimal in die Hand genommen werden. Alle Daten, die für Mitarbeiter:innen und Aufträge bereits vorhanden sind, sollten nicht noch einmal übertragen werden. Zudem ist eine gute visuelle Darstellung unverzichtbar.

Jüngst bestätigte das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Entsteht hier nun ein Mehraufwand für alle Beteiligte? Oder offenbaren sich so weitere Vorteile?

Roland Mogk: Mit einer guten Software erhält man solch ein gefordertes System – im besten Fall mobil und unkompliziert. Für den größten Teil der Beschäftigten stellt das dann keinen nennenswerten Mehraufwand dar. Aber für Teamleiter und Ressourcenplaner ändert sich mithilfe der planerischen Abbildung einiges. Sie können nun auf umfangreiche Berechnungen, Kalkulationen und Simulationen für Ihre Entscheidungen zurückgreifen, die ohne eine Software viel zu zeitaufwändig wären.

Wie schnell stellen sich Verbesserungen ein?

Roland Mogk: Die erste Verbesserung ist mit Sicherheit erst einmal die Klarheit. Je nach Detailtiefe wird visualisiert, wo es gerade brennt und gleichzeitig, wo ungenutzte Potenziale liegen. Die Lösung selbst liegt dann aber nicht in der Software, sondern in den richtigen Entscheidungen der Architekten und Ingenieure, die sie aus den neuen Erkenntnissen ableiten. Das sollte jedem klar sein: Eine Software bietet Entscheidungshilfe, die Entscheidungen selbst kann sie den Planern aber nicht abnehmen.