Effektive Kommunikation im Projektteam

7 Tipps, um erfolgreicher zu kommunizieren

50 Prozent aller Projekte, die ihr Ziel verfehlen, scheitern wegen Schwächen in der Kommunikation. Zu dem Ergebnis kommt eine Studie des Project Management Institute. Meetings fressen unnötig Zeit, E-Mails gehen unter und Missverständnisse sorgen für teure Fehler. Effektive offene Kommunikation im Team ist ein kontinuierlicher Lernprozess. Nutzen Sie unsere 7 Tipps, um bei Ihrem nächsten Projekt wieder erfolgreicher zu kommunizieren.

1. Formulieren Sie klare Erwartungen für Team-Kommunikation

Kommunizieren Sie als Projektleiter im Team zu Beginn klar die Projektziele und den Projektablauf. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied weiß, welche Verantwortlichkeiten es im Projekt übernimmt, welche Deadlines es einzuhalten gilt und welche Kommunikationserwartungen Sie haben: Worüber wollen Sie umgehend Bescheid wissen? Welche Meetings werden regelmäßig stattfinden?

Wie soll die Kommunikation im Team aussehen?

Tauschen Sie sich auch mit Ihren Stakeholdern darüber aus, welche wechselseitigen Kommunikationserwartungen bestehen. Wann wird über den Projektstand berichtet, auf welchem Weg und zu welchen (fixen) Terminen?

2. Arbeiten Sie an der Effektivität von Teammeetings

Regelmäßige Meetings gehören zu jeder Kommunikation im Projekt: Teammitglieder präsentieren aktuelle Arbeitsfortschritte, offene Fragen und mögliche Probleme und Änderungen können mitgeteilt und geklärt werden.

Was Sie tun sollten, damit die Meetings produktiv ablaufen?

• Halten Sie das Meeting im vorab definierten Zeitfenster, maximal 50 Minuten.
• Benennen Sie ein Teammitglied, das auf die Zeit achtet.
• Legen Sie vorab eine Agenda fest, lassen Sie sie dem Team zukommen und halten Sie sich im Termin daran.
• Bitten Sie Ihr Team darum, sich auf den Termin vorzubereiten, damit die gemeinsame Zeit in der Gruppe produktiv genutzt werden kann.
• Lassen Sie ein Ergebnisprotokoll anfertigen, damit alle Mitglieder des Teams im Anschluss auf demselben Stand sind.
• Notieren Sie sich, welche aufgekommenen Punkte im Meeting nicht besprochen werden konnten und das nächste Mal (erneut) auf die Agenda kommen müssen.

3. Gute Kommunikation im Team: Etablieren Sie eine wertschätzende Unternehmenskultur

Sie verschenken Kreativität und Verbesserungspotenzial in Projekten, wenn Sie jüngeren Teammitgliedern das Gefühl geben, dass nur die erfahrenen Mitarbeiter ernstgenommen und mit ihren Vorschlägen gehört werden. Ermutigen Sie auch neue Mitarbeiter, sich durch Kommunikation im Team einzubringen.

Schaffen Sie ein Klima, indem niemand Angst haben muss, sich mit Nachfragen lächerlich zu machen oder einen Fehler einzugestehen. Fehler sind menschlich. Fürchten Mitglieder des Teams negative Konsequenzen, wenn sie Fehler einräumen, führt das nicht zu weniger Fehlern, sondern nur zu Vertuschen und Verschweigen - was Probleme verschleppt und den Schaden am Ende vergrößert.

4. Kommunizieren Sie klar und persönlichkeitsorientiert

Als Projektleiter besteht ein Großteil Ihrer Aufgabe in Kommunikation. Nehmen Sie sich trotz vollem Terminkalender vor jedem Gespräch, das Sie führen, und jeder Nachricht, die Sie verfassen, Zeit, um sich über Ihre Ziele der geplanten Kommunikation und Ihr Gegenüber Gedanken zu machen. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Anliegen klar vermitteln und gute Ergebnisse erzielen.

Berücksichtigen Sie die Persönlichkeit und die Perspektive Ihres Adressaten. Ein erfolgshungriges Mitglied der Gruppe mit dickem Fell sollten Sie bei einer verpassten Deadline in einem anderen Ton ansprechen als den noch unsicheren Berufseinsteiger. Ein paar Minuten Reflexion vor der Teamkommunikation verhindern, dass Sie sich in langen Gesprächen nicht zu Ihrem Gegenüber durchdringen. Achten Sie darauf, wie Sie kommunizieren, werden Sie Ihre Ziele schneller erreichen und Ihr Gesprächspartner wird Sie nicht nur hören, sondern Ihr Gesagtes auch emotional aufnehmen.

5. Stellen Sie Fragen

Wer fragt, der führt – ist eine bekannte Managerweisheit. In der Tat ist Fragen einer der mächtigsten Werkzeuge, um Projekterfolge zu verbessern. Wie sich Fehlkommunikation im Projekt vermeiden und Prozesse beschleunigen lassen, wissen Ihre Mitarbeiter am besten. Sie sind einfach näher am Geschehen.

Nutzen Sie Fragen auch, um die Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder noch genauer kennenzulernen. Finden Sie heraus, was diese brauchen, um gemeinsam bessere Ergebnisse liefern zu können. Was können Sie zum Beispiel tun, um Aufgaben so zu delegieren, dass Ihre Mitarbeiter ihre Stärken ausspielen können?

6. Wählen Sie die richtigen Kommunikationsmittel

Nicht für jedes Gespräch muss Ihr Mitarbeiter aus dem Homeoffice ins Büro kommen. Auch mit Geschäftspartnern lassen sich viele Angelegenheiten per Videocall klären. Das spart Zeit, in manchen Fällen ist es jedoch wichtig für Beziehungspflege und Vertrauensaufbau sich persönlich zu sehen und Zeit miteinander zu verbringen. Statt den Kommunikationskanal nur nach Effizienz zu wählen, betrachten Sie die Kommunikation ganzheitlich und berücksichtigen Sie die Ebene der Beziehung im Team. Sie wirkt sich nicht nur als gute Kommunikation im Team aus, sondern steigert Motivation, Kulanz und Geschäftserfolg aus.

Bei der Statusmitteilung zu Aufgaben, bei kurzen Kommentaren zu Aufträgen oder dem Weiterleiten von Dokumenten im Team steht die Effizienz dagegen tatsächlich im Vordergrund. Viele Unternehmen setzen hier seit Jahrzehnten auf E-Mail, obwohl sie dafür mittlerweile eine schlechte Wahl ist. In überfüllten Posteingängen gehen E-Mails zu leicht unter, sie landen in Spam-Ordnern oder werden auf unerklärliche Weise gar nicht zugestellt. Transparenter, verlässlicher und praktischer sind integrierte Nachrichtenfunktionen in gemeinsamen Projektmanagement-Tools.

7. Kommunikation und Projektmanagement: Nutzen Sie Projektmanagement-Anwendungen aus der Cloud für mehr Transparenz

Immer mehr Unternehmen steigen auf Cloud-Anwendungen für ihr Projektmanagement und die Kommunikation im Team um. Der große Vorteil: Die dort gespeicherten Inhalte sind ortsunabhängig abrufbar – von der Baustelle, vom Kundentermin oder aus dem Homeoffice.

Dank Echtzeit-Synchronisation ist sichergestellt, dass jedes Teammitglied jederzeit mit den neuesten Informationen arbeiten. Die Cloud-Anwendungen beschleunigen die Prozesse und eliminieren unnötige Wartezeit.

Gleichzeitig bündeln sie die Kommunikation und schaffen so Transparenz und Effizienz. Mitarbeiter finden alle Informationen zum Projekt an einem Ort in der Cloud. Statt Kollegen bitten zu müssen, Informationen per Mail zu senden, und auf Antwort zu warten, können Sie die Dateien selbst abrufen. Projektplanung und Kommunikation zusammenzuführen, reduziert Abstimmungsbedarf in der Zusammenarbeit erheblich. Wenn die Anwendungen dann auch noch branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigen und sich in die weitere Businesssoftware integrieren lassen, wie z.B. bei PRO project der Fall ist, vereinfachen sie nicht nur die Arbeit im Projekt, sondern auch darüber hinaus.