In 5 Schritten zur erfolgreichen ERP-Einführung

Anforderungsanalyse

Sie werden ganz konkrete Beweggründe haben, warum Sie sich gerade jetzt für den Umstieg auf eine neue Software entscheiden: Wollen Sie die Basis für weiteres Wachstum legen? Suchen Sie eine Technologie, mit der Sie flexibler agieren und auch mobil besser arbeiten können?

Benennen Sie einen Projektverantwortlichen und erarbeiten Sie in einem Projektteam die zentralen Anforderungen, die die Software erfüllen soll. Sammeln Sie dabei sowohl funktionale als auch technische Anforderungen (z. B. SaaS? Auf dem eigenen Server?). Je genauer die Anforderungen bestimmt sind, umso weniger Komplikationen sind im weiteren Verlauf der ERP-Einführung zu erwarten.

Aber verzichten Sie auf ein zu detailliertes Lastenheft, das von Beratern gerne empfohlen wird. Der Aufwand hierfür ist nicht unerheblich und verhindert manchmal den Blick auf Ansätze und Funktionen, die von innovativen Softwareanbietern angeboten werden. Wenn Sie sich grundsätzlich klar über das Ziel sind, lassen Sie sich am besten die Lösungen zeigen.

Softwareauswahl

Bei der Recherche nach geeigneten Anwendungen, sollten Sie auf Ihre geplanten Nutzungsschwerpunkte achten und Ihr Budget genau im Auge behalten.

Je nach Unternehmensgröße sind die Platzhirsche der Software-Branche nicht immer die besten Anbieter. Für kleinere Unternehmen sind die Kosten oft zu hoch und der Funktionsumfang überdimensioniert.

Recherchieren Sie nach branchenspezifischen Anbietern, die bereits im Standard die meisten Ihrer Anforderungen abbilden. Damit sparen Sie Kosten für eine spätere Individualisierung. Prüfen Sie, ob der Anbieter Referenzen aus Ihrer Branche nachweisen kann und fragen Sie, ob ein Kontakt zu bisherigen Kunden möglich ist, um Erfahrungsberichte einzuholen.

Entscheiden Sie sich in jedem Fall für einen etablierten Anbieter, der bereits mehrere Jahre am Markt ist. Damit reduzieren Sie das Risiko, dass Sie bei späterem Support-Bedarf ohne Ansprechpartner dastehen, weil das Unternehmen Insolvenz anmelden musste.

Implementierung und Konfiguration

Ein seriöser Anbieter wird zunächst einen Konzeptionsworkshop mit Ihnen durchführen, um Ihre Anforderungen aufzunehmen und die Implementierung zu konzipieren.

Stellen Sie vor der Implementierung sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur alle technischen Voraussetzungen erfüllt. Benennen Sie einen IT-Verantwortlichen, der die technische Vorbereitung und Installation mit oder ohne externen Dienstleister umsetzt.

Benennen Sie einige erfahrene Test-User, die die neuen Anwendungen intensiv testen und Feedback geben können, wo die Konfiguration noch verbessert werden muss, ehe sie in den normalen Betrieb überführt wird.

Nutzen Sie Testmöglichkeiten der neuen Anwendungen, um zu überprüfen, ob die Konfigurationen Ihren Anforderungen entsprechen und um eventuell Feedback geben zu können, welche Verbesserungen vor dem Normalbetrieb noch umgesetzt werden müssen.

Schulung und Go-Live

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit nach dem Go-Live möglichst wenig Probleme und Fragen auftreten und der produktive Arbeitsbetrieb nicht unnötig gestört wird.

Um Arbeitsprozesse und die neue ERP-Lösung aufeinander abzustimmen, helfen Trainer und Berater des Anbieters bei einer reibungslosen und verständlichen Einführung. Geschulte Test- und Key-User werden zu Multiplikatoren im eigenen Haus, die Schulungen und Trainings von weiteren Mitarbeitern sicherstellen.

Der Go-Live selbst sollte im besten Fall zu Wochenbeginn stattfinden und nicht gegen Wochenende. Falls es zu größeren Problemen kommt, können Sie dann sowohl Ihre internen IT-Administratoren als auch externe Dienstleister besser erreichen als zum Beispiel an einem Freitagnachmittag.

Wartung und Support

Klären Sie im Vorfeld, ob und in welcher Frequenz die Software weiterentwickelt wird: Können Sie kostenlose Updates erhalten? Die ERP-Software sollte den neuesten technologischen Stand widerspiegeln und sich auch mit anderen Anwendungen problemlos kombinieren lassen (Schnittstellen).

Prüfen Sie noch vor der Kaufentscheidung, ob und wie lange sich der Anbieter verpflichtet hat, die ERP-Lösung weiterzuentwickeln und zu supporten. Professionelle Anbieter werden in der Regel einen umfassenden Wartungsvertrag anbieten, der Sie mit allen wichtigen Updates und Services unterstützt. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie auch in den nächsten Jahren mit einem sicheren und aktuellen System arbeiten können.

Implementieren Sie Wartungsroutinen - bei SaaS-Anbietern wird der Aufwand geringer ausfallen als bei lokal installierten Anwendungen. Bilden Sie zudem Supportprozesse: Kann der Support intern abgebildet werden, steht der Anbieter für komplexere Supportanfragen zur Verfügung?

Wenn Sie die genannten Fragen bei der Auswahl Ihrer ERP-Anwendung berücksichtigen, schaffen Sie die besten Voraussetzungen, dass Ihr Umstieg oder die Neueinführung so optimal wie möglich gelingt und sich zeitnah auszahlt.