Ressourcenplanung und Mitarbeiterführung im Planungsbüro

Unwägbarkeiten in der Baubranche führen derzeit zu einer neuen Dynamik im Projektgeschehen. Steigende Materialkosten, nicht eingehaltene Lieferfristen und gesundheitsbedingte Mitarbeiterausfälle erfordern immer öfter zusätzliche Planungsleistungen. Um dem ansteigenden Termindruck auf Mitarbeiter gerecht zu werden, gilt es auf Führungsseite neue Lösungen zu finden – denn neue Mitarbeiter sind nur beschwerlich zu finden. Digitale Tools können die effektive Zusammenarbeit im Planungsbüro nachhaltig fördern und eine auslastungsorientierte Einsatzplanung unterstützen. So behalten Architekten und Ingenieure trotz steigendem Arbeitsaufwand Freude an ihrer Arbeit.

Ein zeitgemäßer Führungsstil

"Gerade die jüngere Generation hat heute andere Prioritäten in Fragen wie Arbeitszeit, Arbeitslast und vor allem der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.“, berichtet Landschaftsarchitekt Matthias Schmauder-Werner aus eigener Erfahrung als Geschäftsführer verschiedener Landesgartenschauen. „Die neuen Anforderungen gilt es zu akzeptieren. Und zugleich muss der richtige Umgang damit gefunden werden.“ Der neue Führungsstil stellt die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Vordergrund. Denn mit Blick auf den Arbeitsmarkt ist eine starke Mitarbeiterbindung wichtiger denn je. Aber was kann man dafür tun? „Ich stelle mir immer wieder folgende Fragen: Wo steht mein Mitarbeiter heute, was sind seine Fähigkeiten und Kompetenzen, habe ich ihn an der richtigen Stelle eingesetzt und nutzt er die richtigen Werkzeuge auch im Büro?“, so Matthias Schmauder-Werner. Selbstreflexion, Ehrlichkeit und die Verantwortung, getroffene Absprachen dann auch tatsächlich umzusetzen, sind wichtige Soft Skills einer zeitgemäßen Mitarbeiterführung.

Die richtige Ausstattung der Mitarbeiter

Digitale Tools erleichtern Planern den Arbeitsalltag, indem sie Komplexität auflösen, einen klaren Überblick ermöglichen und Workflows unterstützen. Das wird zurzeit wichtiger denn je, denn mit dem wachsenden Bedarf an Umplanungen steigt auch der Organisationsaufwand. Digitale Teamkalender ermöglichen es beispielsweise, sich mit klarem Überblick aufeinander abzustimmen und als Projektleiter Zeiträume für kreative Arbeit zu reservieren, in denen man nicht für Rückfragen zur Verfügung steht. In einer digitalen Aufgabenplanung werden operative Tätigkeiten schnell und einfach festgehalten, strukturiert und aus dem Kopf geschrieben. Über zentral angelegte Adressen und Protokolle können sich jederzeit Vertretungen oder Kollegen selbstständig über Projektstände und Kommunikationen informieren. Dadurch können Führungskräfte die zusätzlichen Planungsleistungen im Büro optimal aufteilen und für eine gerechte Auslastung unter den Mitarbeitern sorgen. Das zusammen ermöglicht trotz steigendem Termindruck Zeitersparnis und Freiraum für kreative Überlegungen.

Verlässliche Einsatzplanung in unsteten Zeiten

Führungskräfte sind gefordert, auch kurzfristige Umplanungen auslastungsorientiert unter Berücksichtigung der mitarbeiterspezifischen Fähigkeiten einzuplanen. „Mitarbeiter brauchen zudem stärker denn je klare Vorgaben und eine Übersicht, wo sie aktuell stehen, wann und wo sie eingesetzt werden und was es zu tun gibt.“, so Matthias Schmauder-Werner. Mithilfe einer professionellen, branchenspezifischen Software können Führungskräfte anstehende Arbeit bequem planen und mit ihren Mitarbeitern abstimmen. In einem Gantt Chart können dann Leistungsphasen auf eine Zeitachse gelegt und diesem Mitarbeiter zugewiesen werden. Zeitgleich wird nach jeder Einplanung die Veränderung der individuellen Auslastung des Mitarbeiters, des Teams und des gesamten Büros ausgewiesen. So entstehen auch in unsteten Zeiten und komplexen, parallellaufenden Projekten übersichtliche Einsatzpläne. Die Simulation von unterschiedlichen Einsatzplänen ermöglicht es dann, immer die beste wirtschaftliche Entscheidung für das Büro und die Mitarbeiter zu treffen und das gesamte Potenzial des Büros zu nutzen.

Darauf gilt es bei der Wahl einer Software zu achten

Eine effiziente Ressourcenplanung durchzuführen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Denn projekt- und mitarbeiterbezogene Informationen müssen tagtäglich aktualisiert werden, sonst verlieren Berechnungen ihre Aussagekraft. Dieser Aufwand kann mithilfe einer branchenspezifischen Büro-Software wie PROJEKT PRO eingespart werden. Wenn die Software von allen Mitarbeitern im operativen Tagesgeschäft von der Zeiterfassung bis zur Auftragsabwicklung genutzt wird, können alle Daten im Hintergrund automatisch in die Berechnungen für die Ressourcenplanung eingebunden werden. Zudem können Führungskräfte die Einsatzplanung direkt mit dem Teamkalender abgleichen, den Ausdruck als PDF an Mitarbeiter versenden und die Kommunikationen zu Bauherren oder externem Personal einsehen. PROJEKT PRO unterstützt mit einem intelligenten, verknüpften Datenmanagement und einer einzigartigen Informationstiefe die Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft und bietet zeitgleich eine effiziente Ressourcenplanung. Die Potenziale der Digitalisierung werden genutzt, damit sich Architekten und Ingenieure auch bei stetig wachsendem Leistungsdruck Freiraum für Kreativität schaffen und mit Freude arbeiten.