Mitwirkung bei der Vergabe: Leistungsphase 7 HOAI

1. Was ist die Mitwirkung bei der Vergabe?

2. Ziele der Leistungsphase 7

3. Aufgaben der LPH7

4. Honorare der Leistungsphase 7

5. Ihre PRO Tipps

1. Was ist die Mitwirkung bei der Vergabe?

Die Mitwirkung bei der Vergabe ist die siebte (LPH7) von neun Leistungsphasen nach HOAI und umfasst die detaillierte Prüfung der eingegangenen Angebote, die Verhandlung der Vertragsbedingungen und die Vergabe der Bauaufträge. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Unternehmen die Anforderungen des Projekts erfüllen.

Alle Leistungsphasen nach HOAI:

2. Ziele der Leistungsphase 7

Die Leistungsphase 7 hat das Ziel, die Grundlage für die Vergabe von Bauleistungen zu schaffen und den optimalen Projektpartner auszuwählen. Die spezifischen Ziele dieser Phase umfassen:

• Sicherstellung einer transparenten und rechtssicheren Vergabe:  
  Durch die Auswertung der eingegangenen Angebote und die Prüfung ihrer Wirtschaftlichkeit wird ein transparenter und rechtssicherer Vergabeprozess gewährleistet.
• Vermeidung von Nachträgen und Risiken:  
  Eine gründliche Prüfung der Angebote und eine präzise Vertragsgestaltung helfen, Nachträge und unvorhergesehene Risiken während der Bauausführung zu minimieren.
• Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots:  
  Die Bewertung der Angebote erfolgt nicht nur nach dem Preis, sondern auch nach Qualität, Termintreue und Referenzen, um den bestmöglichen Anbieter für das Projekt zu finden.

3. Aufgaben der LPH7

Die Leistungen in der LPH7 werden nach HOAI in Grundleistungen und besondere Leistungen unterteilt.

Grundleistungen:

Grundleistungen sind diejenigen Leistungen, „die im Allgemeinen zur ordnungsgemäßen Erfüllung eines Auftrags erforderlich sind.“ (vgl. § 3 Abs. 2 HOAI). Darunter fallen die folgenden Leistungen:

• Koordinieren der Vergaben der Fachplaner:innen 
  Hierbei wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachplaner:innen organisiert, um eine reibungslose Vergabe zu gewährleisten.
• Einholen von Angeboten
  In dieser Phase werden Angebote von potenziellen Auftragnehmer:innen angefordert.
• Prüfen und Werten der Angebote
  Die eingegangenen Angebote werden überprüft und bewertet, einschließlich der Erstellung eines Preisspiegels nach Einzelpositionen oder Teilleistungen. Es werden auch Angebote für zusätzliche und geänderte Leistungen auf ihre Angemessenheit geprüft.
• Führen von Bietergesprächen
  In diesen werden Fragen geklärt und Angebote verhandelt.
• Erstellen der Vergabevorschläge
  Basierend auf den Bewertungen werden Vorschläge für die Vergabe erstellt und das Vergabeverfahren dokumentiert.
• Zusammenstellen der Vertragsunterlagen
  Alle notwendigen Unterlagen für die Vertragsgestaltung in den verschiedenen Leistungsbereichen werden zusammengestellt.
• Vergleich der Ausschreibungsergebnisse
  Die Ergebnisse der Ausschreibung werden mit den von den Planer:innen bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung verglichen.
• Mitwirken bei der Auftragserteilung
  Hier wird die Vergabe des Auftrags unterstützt und begleitet.

Besondere Leistungen: 

"Neben den Grundleistungen können Besondere Leistungen vereinbart werden.“ (vgl. § 3 Abs. 2 HOAI). Beispiele hierfür sind: 

• Prüfen und Werten von Nebenangeboten
  Dabei werden Alternativvorschläge geprüft, die Auswirkungen auf die bereits bestehende Planung haben könnten. 
• Mitwirken bei der Mittelabflussplanung
  Dabei wird die zeitliche Verteilung der Ausgaben im Projektverlauf geplant und überwacht. 
• Fachliche Vorbereitung und Mitwirken bei Nachprüfungsverfahren
  Dies umfasst die Unterstützung bei rechtlichen Überprüfungen im Rahmen von Vergabeverfahren. 

• Mitwirken bei der Prüfung von bauwirtschaftlich begründeten Nachtragsangeboten
  Hier werden Nachtragsforderungen von Baufirmen auf ihre wirtschaftliche Begründung hin geprüft und bewertet.  

  Quelle: https://www.hoai.de/hoai/grundleistungen/ 

5. Ihre PRO Tipps

1. Zeit für den Vergabeprozess
   Planen Sie ausreichend Zeit für den gesamten Vergabeprozess ein. Eile kann zu Fehlern bei der Auswahl der Auftragnehmer:innen führen, was später zu Verzögerungen und Mehrkosten führen kann. Ein gut durchdachter Prozess legt die Grundlage für die erfolgreiche Bauausführung.
2. Umfassende Angebotsprüfung  
   Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Prüfung der eingegangenen Angebote. Überprüfen Sie nicht nur den Preis, sondern auch die Qualität der angebotenen Leistungen, die Qualifikation der Anbieter:innen und deren Referenzen. Eine fundierte Entscheidung vermeidet spätere Probleme in der Bauausführung.
3. Sorgfältige Vertragsverhandlungen
   Führen Sie gründliche Vertragsverhandlungen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte geklärt und die besten Konditionen vereinbart sind. Achten Sie darauf, dass alle vertraglichen Vereinbarungen schriftlich festgehalten und dokumentiert werden.
4. Akkurate Nachverhandlungen
   Nehmen Sie sich die Zeit, um bei Bedarf Nachverhandlungen zu führen, insbesondere wenn Unklarheiten bestehen oder Verbesserungspotenzial in den Angeboten erkennbar sind. Zielgerichtete Nachverhandlungen können zu besseren Konditionen und einer höheren Qualität der Bauleistung führen.
5. Transparente Kommunikation
   Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten im Prozess über die Vergabekriterien und den weiteren Verlauf informiert sind. Halten Sie die Bauherr:innen regelmäßig über den Fortschritt der Vergabe informiert und stimmen Sie sich eng mit ihnen ab. Eine offene und transparente Kommunikation fördert das Vertrauen und vermeidet Missverständnisse zwischen Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen.

Fazit

Die Mitwirkung bei der Vergabe ist eine entscheidende Phase im Bauprozess, die die Grundlage für eine erfolgreiche und reibungslose Zusammenarbeit bei der Bauausführung legt. Nutzen Sie unsere PRO Tipps, um in späteren Phasen Verzögerungen und Probleme zu vermeiden.