Pflicht zur E-Rechnung: Was Unternehmen bei öffentlichen Aufträgen beachten müssen

Was ist eine elektronische Rechnung?

Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, werden digital erstellt, übermittelt und weiterverarbeitet. Außerdem müssen sie der E-Rechnungsverordnung des Bundes zufolge in einem strukturierten Format (XML-Format) ausgestellt werden. Damit ist eine einfache PDF-Rechnung, die Sie im Anhang einer Mail verschicken, streng genommen, keine elektronische Rechnung.

Wenn Sie mit Auftraggebern der freien Wirtschaft zusammenarbeiten, reichen solche PDF-Rechnungen zwar oft noch aus, doch für öffentliche Auftraggeber müssen Sie andere Rechnungsformate wählen.

Elektronische Rechnungsformate: ZUGFeRD, XRechnung und co.

Mittlerweile existieren verschiedene Dateiformate, um rechtskonforme elektronische Rechnungen zu verschicken. Zu den in Europa wichtigsten gehören ZUGFeRD, Factur-X, QR-Rechnung und XRechnung.

ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat den Datenstandard ZUGFeRD in Zusammenarbeit mit dem Bundeswirtschaftsministerium entwickelt, speziell mit Blick auf die Anwendung in der freien Wirtschaft. Der Standard wurde Anfang 2019 erstmals veröffentlicht und setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 zur elektronischen Rechnungsstellung um.

ZUGFeRD-Rechnungen können Unternehmen mit geeigneter Business Software erstellen. Sie bestehen aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei (PDF/A-3) und einer nur für Maschinen lesbaren, strukturierten XML-Datei. Diese ist in das PDF eingebettet, sodass für den Absender auf den ersten Blick kein Unterschied zwischen einer ZUGFeRD-Rechnung und einer reinen PDF-Rechnung zu erkennen ist.

Seit seiner erstmaligen Veröffentlichung wurde das ZUGFeRD-Format weiterentwickelt. Während die Version ZUGFeRD 1.0 noch nicht für die Rechnungslegung an öffentliche Auftraggeber geeignet ist, sind die Formate ZUGFeRD 2.0 und 2.1. dafür problemlos verwendbar. Sie erfüllen die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber, können aber auch im B2B- und im B2C-Bereich genutzt werden.

Factur-X

Der Standard Factur-X für elektronische Rechnungen wurde in Frankreich entwickelt, um die Anforderungen der Norm 16931 zu erfüllen. Er ist technisch identisch mit ZUGFeRD 2.1.

Factur-X-Rechnungen sind wie ZUGFeRD-Rechnungen hybride Datenformate, d. h. sie bestehen aus einem menschenlesbaren Dokument, in dem eine strukturierte maschinenlesbare XML-Datei integriert ist.

QR-Rechnung

Die Schweiz geht in der Digitalisierung von Rechnungen ihren eigenen Weg. Die Rechnungsdokumente sind weiterhin primär auf den Papierausdruck ausgelegt, allerdings werden sie nun um einen maschinenlesbaren QR-Code ergänzt.

XRechnung

Die XRechnung ist eine weitere deutsche Umsetzung der Norm EN16931. Zusätzlich zu den dort definierten und von ZUGFeRD umgesetzten Standards, erfüllt die XRechnung weitere 21 nationale Geschäftsregeln und ist speziell für die Anwendung in der öffentlichen Verwaltung konzipiert. Anders als ZUGFeRD ist die XRechnung ein rein maschinenlesbares Datenformat.

Laut E-Rechnungsverordnung ist die XRechnung das einzig zulässige Format, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen.

Für welche Aufträge gilt die Pflicht zur XRechnung?

Unternehmen können ihre Rechnungen an Bundesministerien und Verfassungsorgane bereits seit 27.11.2018 freiwillig als XRechnung versenden. Seit Ende 2019 gilt dies auch für Rechnungen an weitere Bundesstellen und Auftraggeber auf Landes- und Kommunalebene. Die öffentlichen Auftraggeber müssen die elektronischen Rechnungen akzeptieren.

Seit 27.11.2020 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen für öffentliche Auftraggeber des Bundes ab einer Höhe von 1.000 Euro als XRechnung zu versenden.

Wenn Sie rechtlich verpflichtet sind, eine XRechnung zu stellen und gegen die Vorgaben verstoßen, darf Ihr Auftraggeber die Rechnung ablehnen und muss sie nicht bezahlen.

Welche Ausnahmen gelten?

Nicht bei jedem öffentlichen Auftrag sind Sie allerdings verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen. Die Pflicht bei Auftraggebern des Bundes gilt nicht, wenn

• es sich um einen Direktauftrag für weniger als 1.000 Euro handelt.
• eine Rechnung im Verfahren der Organleihe (§ 159 Abs. 1 Nr. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) ausgestellt werden muss.
• die Rechnungsdaten geheimhaltungsbedürftig gem. § 8 E-Rechnungsverordnung (ERechV) sind oder es sich um Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und sonstiger Beschaffungen im Ausland gem. § 9 ERechV handelt.

Elektronische Rechnungen: Alle Formate mit PROJEKT PRO erstellen

Für Sie greift die Pflicht zur E-Rechnung? Wenn Sie PROJEKT PRO nutzen, müssen Sie Ihren Workflow nicht wesentlich verändern – egal, ob Sie einfache Papierrechnungen erzeugen oder ZUGFeRD 2.1-Rechnungen stellen.

Seit Längerem konnten Anwender mit PROJEKT PRO problemlos elektronische Rechnungen im ZUGFeRD 1.0-Standard erstellen. Seit der Version 10.4.7. können Sie nun zusätzlich ZUGFeRD 2.1 mit XRechnung und ZUGFeRD 2.1 mit Factur-X und QR-Rechnungen generieren.

Wie läuft die Rechnungsstellung konkret ab?

Im Bereich Controlling Ihres PROJEKT PRO rufen Sie wie gewohnt das Projekt auf, für das Sie eine Rechnung erstellen wollen. Hier finden Sie einen neuen Bereich XRechnung, in dem Sie das Format der elektronischen Rechnung auswählen (ZUGFeRD 2.1, Factur-X, XRechnung) und alle erforderlichen Daten manuell eintragen können. Verwalten Sie Ihre Kundendaten mit PROJEKT PRO, werden die Daten automatisch aus anderen Modulen gezogen.

Je nachdem, welches Rechnungsformat Sie wählen, ändert sich das Formular. Bei der XRechnung können Sie zum Beispiel mit einer Leit-ID arbeiten, damit das System des Empfängers die Rechnung automatisch weiterverarbeiten kann. Füllen Sie das Formular einfach immer komplett aus. Dann halten Sie automatisch alle rechtlichen Vorgaben für das jeweilige Rechnungsformat ein. Sollten Angaben fehlen, erhalten Sie bei den ZUGFeRD-2.1.-Standards allerdings auch eine Fehlermeldung vom System mit einem Hinweis, wo das Problem liegt.

Über die Druckfunktion werden bei ZUGFeRD-Formaten zwei Dateien erzeugt: ein PDF-Format mit integrierter XML-Datei und eine reine XML-Datei.

Praxishinweis: Um die seit November geltende Pflicht zur XRechnung an öffentliche Auftraggeber zu erfüllen, erstellen Sie eine ZUGFeRD 2.1-XRechnung und versenden dann die reine XML-Datei.

XRechnungen an Auftraggeber des Bundes übermitteln

Ist die Rechnung erstellt, geht es im nächsten Schritt um die rechtskonforme Übertragung an Ihren Auftraggeber.

Unternehmen, die verpflichtet sind, eine elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber zu stellen, müssen dies über ein passendes Online-Verwaltungsportal tun (§ 4 ERechV in Verbindung mit § 2 Abs. 2 Onlinezugangsgesetzes). Eine Registrierung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ist Pflicht. Zurzeit können über das Portal aber noch nicht alle Bundesbehörden und Organisationen erreicht werden, sodass gegebenenfalls Registrierungen bei weiteren Plattformen notwendig sind. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Auftraggeber, auf welchem Weg Sie Ihre E-Rechnungen übermitteln sollen.

Über das ZRE können Sie XRechnungen auf verschiedene Weise versenden:

• E-Mail Upload
• Webformular
• Webservice PEPPOL
• File Upload

In Zukunft soll es außerdem möglich sein, XRechnungen per DE-Mail und aus der unternehmenseigenen Software heraus automatisch an den Empfänger zu übertragen.

Ob Pflicht oder nicht: E-Rechnungen gehört die Zukunft

Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch. Verschickten 2018 nur 7 % der deutschen Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen, waren es laut Bitkom-Studie 2020 bereits 23 %. Und knapp 50 % der deutschen Unternehmen verschicken mittlerweile genauso viele E-Rechnungen wie analoge Rechnungen. Kostenersparnisse durch den schnelleren papierlosen Versand, ein verändertes Nachhaltigkeitsbewusstsein und neue rechtliche Anforderungen beschleunigen den Wandel.

Dennoch haben viele Unternehmen die Einführung der elektronischen Rechnung bisher vor sich hergeschoben. Aus Sorge, die Umsetzung sei aufwändig und kompliziert. Für Anwender von PROJEKT PRO ist diese Sorge unbegründet. Wir haben den gewohnten Rechnungsworkflow einfach um ein paar Felder erweitert und so eine einfache Lösung geschaffen, mit der Sie sämtliche elektronische Rechnungsformate ohne großes IT-Knowhow erzeugen und weiterverwenden können.

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