Prozessoptimierung für Architekten und Ingenieure

Am Anfang der Verbesserung steht immer die Bestandsaufnahme. Treten Sie einen Schritt vom täglichen Projektgeschäft zurück, um herauszufinden, wo Ihre Büroprozesse schlanker sein könnten und Ihr Team Zeitsparpotential hat. Das fällt in der gegenwärtigen Auslastung von Planungsbüros sicher nicht immer leicht, doch durch die Optimierung der internen Prozesse können Sie nachhaltig die Qualität steigern und gleichzeitig Kosten einsparen. So kann die Prozessoptimierung das Büro langfristig deutlich entlasten und Raum für weiteres Wachstum schaffen. 

Folgende Fragen sollten Sie sich im Prozess-Review stellen:

• Welche wiederkehrenden Tätigkeiten gibt es? (Vorbereitung der Baustellenbegehung, Aktualisierung des Protokolls, monatliche Auswertungen der Mitarbeiter-Zeiten, Planversand nach Änderungen, zeitraubende Dokumentensuche)
• Wie kann ich diese Tätigkeiten standardisieren und damit Zeit sparen?
• Ist ein zentrales System vorhanden, in dem Firmen- und Projektwissen, Dokumente und der Ablauf von Standard-Prozessen kommuniziert wird?
• Wo werden immer wieder Fehler gemacht und durch welche Automatismen / Eingabevorlagen können sie vermieden werden?
• Werden Daten (Adressdaten, Beteiligtenlisten, Informationen in E-Mails oder Anhängen) mehrfach vorgehalten und (wie) werden sie konsistent zusammengeführt?
• Ist unterschiedliche Software im Einsatz, ist alles auf dem aktuellen Stand und können die Informationen ohne Datenverlust verbunden werden?
• Welche Informationen und Auswertungen benötigt die Geschäfts- / Büroleitung (regelmäßig) und sind diese aus dem vorhandenen Datenmaterial auf Knopfdruck verfügbar?
• Worin sehen Ihre Projektleiter Verbesserungspotential im täglichen Arbeiten?

Priorisieren Sie und setzen Sie die Maßnahmen um

Wenn verbesserungswürdige Punkte identifiziert wurden, ist es an der Büroleitung zu priorisieren und zu entscheiden, ob und in welchem Zeitraum diese bearbeitet werden. Das ermöglicht eine kontinuierliche Qualitätssteigerung. Eine Aufwandseinschätzung der Verbesserungsmöglichkeiten bietet den klaren Vorteil, dass unkomplizierte Maßnahmen schneller umgesetzt werden können und für umfangreiche Verbesserungen mehr Zeit eingeplant werden kann. Und vielleicht benötigen manche Maßnahmen erst mal die Umsetzung anderer Optimierungen, bauen also aufeinander auf. Daher sollte auch geklärt werden, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, um die entsprechenden Prozesse optimieren zu können. Oftmals funktioniert diese Rundum-Schau deutlich leichter mit Kollegen als allein. Vielleicht schlagen Sie der Büroleitung eine kleine Umfrage oder einen internen Workshop vor. 

Unsere Erfahrung zeigt, dass eine interne Evaluierung Klarheit über das Potential an Kosten- und Zeitersparnis im Planungsprozess schafft. Damit steigt auch die Motivation zur Veränderung der meist liebgewonnenen Strukturen. Verlangen Sie aber nicht in wenigen Wochen eine messbare Steigerung. Prozessoptimierung bedarf Zeit und wiederholter Evaluation. Stellen Sie sich dafür nach einem vorab festgelegten Zeitraum erneut die oben genannten Fragen und prüfen Sie, was seitdem verändert werden konnte und welche Effekte dies bereits hatte.

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