Zeiterfassung: mobil, integriert, effizient

Laut EuGH ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu dokumentieren, egal, ob sie vor Ort oder im Homeoffice arbeiten. Häufig werden Arbeitszeiten noch handschriftlich auf Stundenzetteln erfasst. Wegen des großen Aufwands für die Auswertung, die häufige Ungenauigkeit und die verzögerte Verfügbarkeit der Daten, sind handverfasste Stundenzettel sehr unwirtschaftlich.

Doch Zeiterfassung ist für Unternehmen nicht nur eine rechtliche Pflicht. Die Daten zeigen den Unternehmern auch, in welchen Projektphasen sie Zeit verschenken, welche Projekte besonderes Umsatzpotential bergen und in welchen Tätigkeiten Kostentreiber versteckt liegen. Kurz: Sie helfen, die wirtschaftliche Tragfähigkeit eines Büros zu verbessern. Und nicht zuletzt kann gegenüber Kunden Transparenz hergestellt und so Vertrauen gestärkt werden. All das funktioniert allerdings nur, wenn ein Zeiterfassungstool gewählt wird, welches die nötige Auswertungstiefe bietet und von Mitarbeitern verlässlich genutzt wird.

Häufig fährt man an einem Tag zu mehreren Kundenterminen. Die Angestellten in der Buchhaltung sind im Homeoffice und die technischen Mitarbeiter arbeiten an verschiedenen Projekten. Als Projektleiter oder Geschäftsführer ist es nicht einfach, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Zeit in welches Projekt fließt. Mit welchen Tätigkeiten verbringen welche Mitarbeiter die meiste Zeit? Wo hängt man dem Plan hinterher? Mithilfe digitaler Tools zur Zeiterfassung können die Arbeitszeiten ausgewertet, visualisiert und Maßnahmen zur Prozessoptimierung abgeleitet werden.

Es gibt natürlich diverse Möglichkeiten, die Zettelwirtschaft zu beenden: Excel und andere Tools, Offline-Lösungen, bei denen die Daten zunächst auf einem mobilen Gerät erfasst und später im Unternehmen über eine stationäre Schnittstelle auf eine Software übertragen werden, SMS-basierte Lösungen, internetbasierte Lösungen sowie Apps für Smartphones und Tablets.

Viele Vorteile: Die mobile Zeiterfassung direkt am Arbeitsort

Eins haben die meisten mobilen Tools gemeinsam: Sie dokumentieren mit wenigen Klicks, womit Unternehmer und ihre Mitarbeiter tagtäglich beschäftigt sind. Ob Kundengespräche, Entwürfe, Planungen oder Baustellenbesuche – die mobile Arbeitszeiterfassung dokumentiert ihre Zeiten präzise, verlässlich und einfach. Typische Bestandteile sind weiterhin die Berücksichtigung von Pausen, Überstunden, Krankheitstagen und Urlaubsverwaltung.

Gerade in Zeiten von Corona wechseln sich Tätigkeiten im Homeoffice, auf der Baustelle und im Büro wesentlich häufiger ab. Deswegen ersetzt mobile Zeiterfassung zunehmend lokale Anwendungen. Sie wird nicht nur zur Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende verwendet, sondern verknüpft diese mit den Tätigkeitsbereichen der Projekte.

Damit hat sie beachtliche Vorteile:

• Die Arbeitszeiten können sofort direkt am Arbeitsort erfasst werden.
• Die Arbeitszeiten werden sofort weiterverarbeitet.
• Daten werden automatisch ohne Bearbeitung durch andere eingegeben.
• Mitarbeiter erhalten jederzeit einen hervorragenden Überblick über ihre Daten, auch im Rückblick.

Wenn man viel unterwegs ist, ist die Zeiterfassung mobil über Smartphone oder Tablet perfekt. Bei Wartezeiten auf dem Bau, beim Kundentermin, am Bahnhof oder bei der Fahrt in öffentlichen Verkehrsmitteln kann man schnell seine Daten eingeben. Auch im Homeoffice können die Zeiten jederzeit problemlos erfasst werden, so dass die Erfassung stets aktuell ist.

Die Nutzung der mobilen Zeiterfassung auf der Baustelle, im Büro oder im Homeoffice erleichtert die Arbeit in jeder Leistungsphase und schafft Freiräume für die wirklich wichtigen Dinge.

Mobile Zeiterfassung: Viele Tools schwächeln

Mit Software für mobile Zeiterfassung können Mitarbeiter jederzeit und überall ihre Arbeitszeiten erfassen und überprüfen. Sie müssen dafür nicht mehr Ihren Laptop aufklappen, nicht erst zu einer Eingabemaske navigieren oder sogar warten, bis sie sich mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden haben. Ein paar Klicks auf dem Smartphone reichen aus und die Zeiten sind erfasst.

Die lästige Pflicht lässt sich damit so schnell abwickeln, dass sie wirklich erledigt und nicht verschoben und dann vergessen wird. Mitarbeiter können ehemals leere Zeiten zwischen produktiven Aufgaben nutzen und falls sie einen Eintrag doch einmal vergessen, holen sie ihn einfach im Feierabend schnell nach. Der minimale Aufwand führt zu verlässlicheren und präziseren Daten mit einer deutlich höheren unternehmerischen Verwertbarkeit.

Mittlerweile gibt es eine Reihe von mobilen Zeiterfassungstools, doch oft haben diese eine oder mehrere Schwächen.

Typische Schwächen einiger mobiler Zeiterfassungstools:

• Sie verfügen über keine Web- oder Desktop-Version.
• Sie lassen sich nur umständlich mit anderen Controlling-Anwendungen verbinden.
• Sie lassen in puncto Datensicherheit zu wünschen übrig.
• Sie berücksichtigen nicht die Spezifika von bestimmten Branchen, wie z. B. Architektur- und Planungsbüros in der Baubranche.

PROJEKT PRO hat deshalb eine mobile Zeiterfassung entwickelt, die die typischen Schwächen von Zeiterfassungstools löst und sich speziell an Architekten und Planungsbüros richtet.