Erstklassige Leistung braucht Dialog - genauso wie erstklassige Software
Kai Otto Architekten sind seit 15 Jahren Spezialisten für den Bau und die Sanierung von komplexen Gebäuden, vor allem für öffentliche Bauträger aus Forschung, Industrie, Pharma und Medizin. Geschäftsführer Kai Otto stellt hohe Ansprüche an die Leistungen seines Teams. Kundenresonanz und Unternehmenserfolg bestätigen seinen Kurs. Mittlerweile ist das Architekturbüro auf 40 Mitarbeiter gewachsen und ist mit zwei Projektbüros auch in München-Schwabing und auf dem Wissenschaftscampus in Martinsried vertreten. Das Unternehmen ist in allen Leistungsphasen tätig und ist sehr stark digital organisiert. Ein Schwerpunkt von Kai Otto Architekten ist die Umsetzung von nachhaltigen und energiesparenden Bauprojekten. Ziel jedes Projekts ist es, moderne und funktionale Architektur mit den Bedürfnissen der Menschen in Einklang zu bringen, die in den Gebäuden tagtäglich arbeiten und leben. Besonders in öffentlichen Bauprojekten ist es nicht einfach, alle Stakeholder zufriedenzustellen. Dialog ist daher einer der zentralen Werte von Kai Otto Architekten. Die Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist für den Gründer ein Schlüsselfaktor.
PROJEKT PRO: Nicht perfekt, aber besser als die Konkurrenz
Kai Otto ist mit den umfassenden Business-Anwendungen von PROJEKT PRO sehr zufrieden. Seit 2009 nutzt er in seinem Unternehmen zunächst das Ausschreibungsmodul, später kam das Controlling-Modul hinzu und seit Kurzem ist auch das Bautagebuch und die Projektkommunikation über PRO topic digitalisiert. Im Vergleich zu anderen Wettbewerbern auf dem Markt, die er intensiv studiert hat, gibt er PROJEKT PRO "8 von 10 Punkten".
Dialogbereitschaft und Offenheit für das Feedback der Kunden ist Kai Otto auch bei der Wahl seiner Software-Anbieter wichtig. Hier gibt es bei PROJEKT PRO aus seiner Sicht manchmal Verbesserungsbedarf. "Ich weiß, wie schwierig es ist, aus vielen Vorschlägen oder Kritikpunkten von Kunden die richtigen weiter zu verfolgen. Aber manchmal würde ich mir wünschen, dass mehr Antennen ausgefahren werden und noch stärker zugehört wird. Aber es gibt sehr viele kompetente Mitarbeiter im Team."
Was Kai Otto an den PROJEKT PRO Anwendungen schätzt
Ein großer Pluspunkt im Vergleich zu anderen Anbietern ist für Kai Otto die Usability: Die Oberflächen sind ansprechend gestaltet und übersichtlich. Für ihn und sein Team heißt das, sie brauchen nicht immer gleich teure Schulungen, sondern konnten und können mit den Anwendungen nach kurzer Einarbeitung selbstständig arbeiten und PROJEKT PRO unterstützt mit Support und Webinaren.
In den mehr als zehn Jahren hat er allerdings auch schon den einen oder anderen Bug in der Software entdeckt. Dass das bei Anwendungen, die umfangreich sind und regelmäßig weiterentwickelt werden, vorkommen kann – das weiß der Unternehmer. Wenn er bei Problemen Kontakt zu PROJEKT PRO aufgenommen hat, hätte er manchmal den Eindruck bekommen, dass er nerve. Meist hätten ihm aber nette und kompetente Mitarbeiter weitergeholfen und ihn benachrichtigt, sobald sie Fehler behoben hätten. Das alles ist für Kai Otto Kritik auf hohem Niveau. Denn besonders die neue Anwendung PRO topic hat ihn in seiner Entscheidung für die Software bestätigt.
PRO topic: "Der richtige Weg in die weitere Digitalisierung"
Fünf Jahre lang hatte der Geschäftsführer nach einer Lösung für ein digitales Bautagebuch und mobiler Projektkommunikation gesucht. Viele Anbieter hatte er unter die Lupe genommen, bei dem einen überzeugt das Leistungsspektrum nicht, bei anderen waren die Lizenzgebühren letztlich zu hoch. Dann hörte er, dass PROJEKT PRO eine neue Anwendung auf den Markt bringt, die genau diesen Bereich abdeckt. Also entschied er sich zu warten. Im Frühjahr 2020 gehörte er zu den ersten Testkunden von PRO topic. Das Architekturbüro arbeitet seit Jahren weitgehend papierfrei. Der nächste Schritt in der Digitalisierung kam mit dem Projektmanagement und Bautagebuch von PRO topic genau zur richtigen Zeit und ist auch in Zeiten der Corona-Pandemie ein effektives Tool. Die Software leistet somit auch einen Beitrag dafür, dass das Unternehmen stabil durch die Krise kommt.
Kai Ottos Fazit nach den ersten Monaten mit PRO topic: Eine super Idee, gut umgesetzt. Eine große Hemmschwelle sei immer, wenn die Anwendung umständlich installiert werden muss oder der Login-Prozess nicht intuitiv und schnell genug ist. Diese Hürde hat PRO topic locker genommen. "Das Programm ist sehr einfach", fasst Kai Otto zusammen. "Man hat in kürzester Zeit einen Bericht und kann sich auf das Schauen, Hören und Besprechen konzentrieren, wenn man eine Baustelle begeht."
Mehr Zeit für das, was nur Menschen können
PRO topic hat im Unternehmen die alten schwarzen Bautagebücher vollständig ersetzt. Bauleitung werde zwar nie einfach. Sie werde immer mit Aufwand verbunden sein. Mit PRO topic könne sich der Bauleiter aber besser auf das konzentrieren, was nur der Mensch kann: zuhören, reden und Menschen zusammenbringen.
"Die Anwendung spart Zeit und reduziert den Aufwand", bestätigt Kai Otto. Die Dokumentation gehört zu den unbeliebten Pflichtaufgaben. Mit PRO topic könne nun aber wirklich jeder in wenigen Minuten einen Bautagebucheintrag erfassen. Kai Otto lobt hier vor allem die Diktierfunktion. Sie können die aktuellen Veränderungen jetzt einfach einsprechen. Mit der Anwendung gibt es keine Ausreden mehr.
"Persönliche Empfehlungen sind wichtiger als lautes Marketing"
Die Handhabung in einzelnen Punkten könne noch weiterentwickelt werden, doch für ihn sind die wichtigsten Funktionen in PRO topic enthalten. Einen Wunsch für die Funktionalität hat er aber doch: Da sein Unternehmen vor allem öffentliche Aufträge bearbeitet, bei denen die Abläufe exakt nach VOB vorgeschrieben sind, wäre es ideal, wenn PRO topic nach diesem Schema aufgebaut wäre.
Sowohl das digitale Bautagebuch als auch die anderen Business-Anwendungen empfiehlt Kai Otto unter Kollegen gerne weiter. Von den marktschreierischen Methoden der Konkurrenz solle sich PROJEKT PRO weder irritieren noch anstecken lassen. Er meint: "Architekten reden untereinander und wissen was gut ist. Qualität setzt sich einfach durch. Dafür komme ich auch gern einmal nach Aschau, um meine Erfahrungen und Ideen zu teilen".