Digitale Archivierung: So haben Sie Ihren Papierkram im Griff
Papier ist umständlich, beansprucht Unmengen an Platz und verursacht immense Kosten. Und trotzdem gehört Deutschland im internationalen Vergleich mit einem Papierverbrauch von rund 18,9 Millionen Tonnen (Stand 2019) zu den Spitzenreitern. Das bedeutet nicht nur eine hohe Belastung für die Umwelt, sondern auch eine enorme Menge an Müll, die durch den Papierverbrauch jedes Jahr entsteht. Durch die digitale Archivierung von Dokumenten können Sie jedoch Ihren Papierverbrauch im Planungsbüro senken und so einen Beitrag leisten.
Was ist die digitale Archivierung?
Für viele Unternehmen gehört die Archivierung von Dokumenten, wie etwa Büchern, Buchungsbelegen oder Handels- und Geschäftsbriefen, fest zum Betriebsalltag. Zum einen aufgrund gesetzlicher Vorgaben, zum anderen ist die Archivierung von Daten und Informationen auch sinnvoll bei Produkthaftungsfällen oder zum Wissenserhalt. In der Vergangenheit erfolgte die Archivierung papierbasiert. Das heißt, die abzulegenden Dokumente wurden in Papierform in einer Akte in einem Archiv abgelegt. Das ist nicht nur äußerst aufwendig, sondern bedeutet auch einen enormen Platzverbrauch, da es für das Archiv meist einen eigenen Raum im Bürogebäude gab.
In Zeiten der Digitalisierung nutzen mittlerweile jedoch viele Unternehmen die Möglichkeiten zur digitalen Archivierung. Statt eines eigenen Raumes braucht es bei der digitalen Archivierung nur einen digitalen Datenträger, auf dem die Dokumente gespeichert werden können. Dabei ist es egal, ob es sich um papierbasierte Dokumente handelt, die nachträglich digitalisiert wurden, oder um rein digitale Daten handelt.
Das sind die Vorteile eines digitalen Archivs
Die digitale Archivierung bringt gleich mehrere Vorteile für Unternehmen. Auch deshalb wird die digitale Variante zunehmend beliebter im Vergleich zur klassischen Archivierung in Papierform.
Hohe Zeitersparnis
Mitarbeiter verbringen rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten. Vor allem wenn Papierdokumente in einem riesigen Aktenarchiv gefunden werden müssen, kostet das meist nicht nur Zeit, sondern auch viel Nerven. Mit einem digitalen Archiv lässt sich dieser Zeitfresser eliminieren und der Arbeitsalltag erleichtern. Denn das Wiederauffinden von Dokumenten erfolgt hier in der Regel über eine einfache Suchfunktion. Informationen sind damit deutlich schneller verfügbar.
Nachhaltiger durch weniger Papiermüll
Ein weiterer Vorteil bei der digitalen Archivierung ist der reduzierte Papierverbrauch. Viele Dokumente werden mehrmals erstellt, geprüft und wieder abgelegt, ohne dass dies zwingend notwendig wäre. Mit Lösungen zur digitalen Signatur muss ein Vertrag beispielsweise nicht mehr unbedingt ausgedruckt werden. Durch die elektronische Archivierung sparen Sie also nicht nur Platz, den Sie nicht mehr für einen Aktenraum benötigen, sondern vermeiden Unmengen von Papiermüll.
Vermeidung redundanter Daten
Gerade bei einem papiergebundenen Archiv besteht die Gefahr, dass die gleichen Dokumente mehrmals abgelegt werden. Mit der elektronischen Archivierung gehört dies endgültig der Vergangenheit an. Denn im digitalen Archiv entstehen keine Duplikate mehr und die neueste Version wird automatisch im System hinterlegt.
Transparent und zentral
Ein digitales Archiv erlaubt eine zentrale Ablage der zu archivierenden Dokumente. Es muss nicht mehr umständlich nach Verträgen oder anderen wichtigen Dokumenten gesucht werden. Stattdessen befindet sich alles zentral und transparent an einem Ort.
Das müssen Sie bei der elektronischen Archivierung beachten
Die elektronische Archivierung klingt auf den ersten Blick relativ unkompliziert. Dennoch gibt es einige Dinge, die Sie beachten müssen, da bei einer Betriebsprüfung sonst unangenehme Konsequenzen drohen können. Das digitale Archiv sollte deshalb nicht nur den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, sondern auch den rechtlichen Forderungen von Finanzbehörden.
Konkret heißt das: Das Archiv muss revisionssicher und GoBD-konform sein. So möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass für das digitale Archiv vergleichbare Standards zugrunde liegen wie für die traditionelle Aufbewahrung in Papierform.
Für eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung gelten folgende Kriterien:
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Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachweisbar sein. Es gilt „Keine Buchung ohne Beleg“.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos aufgezeichnet und die Aufbewahrungsfristen exakt eingehalten werden.
- Richtigkeit: Sie müssen sämtliche Geschäftsvorfälle unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben darstellen.
- Ordnung: Für eine übersichtliche Buchführung müssen alle Buchungen für Dritte nachvollziehbar sein.
- Unveränderbarkeit: Jedes archivierte Dokument muss mit dem Original übereinstimmen und ist unveränderbar aufzubewahren.
- Verfahrensdokumentation: In dieser Dokumentation müssen Sie alle technischen und organisatorischen Prozesse beschreiben.
- Sicherung vor Verlust: Es darf kein Dokument bei der Archivierung verloren gehen.
- Zeitgerechte Buchungen: Jedes Dokument sollte zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden.
"Der Umstieg in das digitale Büro erfordert eine Software, die möglichst alle Vorgänge des Planungsbüros abbildet und zuverlässig und rechtssicher speichert. Die haben wir mit PROJEKT PRO gefunden und schätzen gelernt."
Twiehaus | Architekten und Ingenieure
Ohne professionelle Software geht es nicht
Aufgrund dieser Vorgaben reicht es nicht, wenn Sie Ihre Dokumente einfach als PDF oder in der Cloud sichern, da diese die Revisionssicherheit nicht gewährleisten können. Professionelle Archivierungslösungen sind deshalb unumgänglich. Einige Programme bieten hier neben der allgemeinen Buchführung auch schon ein Archivsystem an. Es gibt aber auch Softwarelösungen, die rein zur elektronischen Archivierung dienen. Welche sich für Sie am besten eignet, müssen Sie selbst einmal testen. Mit der richtigen Lösung haben Sie Ihren Papierkram aber schnell im Griff und können in Zukunft auf Ihr digitales Archiv vertrauen.
Die Software PROJEKT PRO ist zwar keine Archivierungs-Software, doch durch das Datenbanksystem sind immer alle Daten verfügbar. Es gibt verschiedenste Einstellungen, Daten im aktiven Arbeiten 'auszublenden'. So sehen Sie abgeschlossene Projekte beispielsweise nur dann, wenn Sie aktiv danach suchen. Durch die Datensicherung werden natürlich alle 'alten' Daten gesichert und in diesem Sinne auch archiviert. Zudem gibt es die Möglichkeit zahlreicher Exporte. Damit kann auch vieles nachweisbar abgelegt werden. Das bedarf aber einer entsprechenden Selbstorganisation.
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Bildquelle © Adobe Stock – Sashkin
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