Wie Unternehmen die GOBD richtig umsetzen
Unternehmen in Deutschland müssen ihre Bücher und Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung dokumentieren, auch bei digitaler Verarbeitung der Daten (GoBD). Bei Verstößen drohen, wenn keine strafrechtlichen, zumindest empfindliche steuerrechtliche Konsequenzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen die GoBD an Unternehmen stellt und wie Sie diese mithilfe geeigneter IT-Lösungen erfüllen.
Was Sie im Artikel erwartet:
- Was bedeutet GoBD?
- Die wichtigsten Regelungen der GoBD für die Unternehmenspraxis
- Umsetzung der GoBD mit PROJEKT PRO
- Zertifizierte GoBD-Anwendungen: Was nützen Qualitätssiegel?
Was bedeutet GoBD?
Immer mehr Unternehmen wechseln zum papierlosen Büro und führen ihre Bücher digital. Daher hat das Bundesfinanzministerium (BMF) 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, veröffentlicht. Im Regelwerk ist festgeschrieben, worauf Unternehmen mit digitaler Buchführung achten müssen, um ihre steuerlichen Pflichten aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Die Regelungen dienen den Finanzbehörden als Beurteilungsgrundlage bei Betriebsprüfungen und balancieren das Interesse der Unternehmen am Schutz ihrer Daten mit dem Interesse der Finanzbehörden an umfassendem Einblick in die Daten aus.
Die wichtigsten Regelungen der GoBD: Grundsätze für die Unternehmenspraxis
Die GoBD umfasst diverse Regelungen.
Die wichtigsten Forderungen und Vorschriften, die Unternehmer kennen sollten, auf einen Blick:
- Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen zeitgerecht und fortlaufend aufgezeichnet werden.
- Aufzeichnungen bzw. Dokumentationen müssen vollständig, richtig und unverfälscht erfolgen und maschinenlesbar digital archiviert werden.
- Die GoBD verpflichtet Unternehmen außerdem, ein Internes Kontrollsystem einzuführen, um die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation sicherzustellen.
- Unternehmen haben die Pflicht, die Datensicherheit jederzeit zu gewährleisten.
Eine vollständige Übersicht über alle Vorschriften würde den Umfang dieses Artikels sprengen. Sie können sämtliche Einzelheiten in der aktuellen Fassung des BMF-Schreibens auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachlesen. Aktuell gültig ist die Neufassung der GoBD von 2019. Da diese allerdings sehr umfangreich ist, finden Sie im Folgenden Details zu den wichtigsten Regelungen der in der GoBD verfassten Grundsätze.
GoBD-Buchführung: Zeitgerechte und fortlaufende Erfassung von Geschäftsvorfällen
Das Bundesfinanzministerium verpflichtet Unternehmen im Rahmen der GoBD, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von acht Tagen und bare Geschäftsvorfälle innerhalb eines Tages zu erfassen.
Grundsätzlich müssen die Aufzeichnungen fortlaufend erfolgen, d. h. Belege dürfen nicht gesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt gebündelt in die Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) eingetragen werden.
Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass sie Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung dieser Anforderung zu prüfen. Beispielsweise könnten sie Software einsetzen, die Datensatznummern automatisch vergibt oder die Chronologie von Buchungen über Lückenanalysen und Mehrfachbelegungsanalysen überprüft.
Vollständige, richtige, unverfälschte Aufzeichnungen und maschinenlesbare Archivierung
Laut GoBD müssen Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß durch Belege dokumentieren und diese geordnet aufbewahren, damit Dritte später die Richtigkeit der Buchhaltung nachvollziehen können.
Unternehmen müssen Geschäftsdokumente in der Form aufbewahren, in der sie ihnen zugegangen sind, d. h. digitale Dokumente müssen elektronisch archiviert werden. Aufzubewahren sind Dokumente, Daten und Unterlagen in dem Umfang, in dem sie aufzeichnungspflichtig sind.
Als Unternehmen müssen Sie bei allen aufzeichnungspflichtigen Dokumenten dafür sorgen, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind und eine notwendige Änderung an (Stamm-)Daten nicht dazu führt, dass Belege nicht mehr zweifelsfrei zugeordnet werden können. Sind Korrekturen an Daten notwendig, darf der ursprüngliche Inhalt nicht verloren gehen.
GoBD-Anforderungen: Internes Kontrollsystem
Unternehmen müssen ein internes Kontrollsystem (IKS) einrichten, um die Einhaltung ihrer Aufzeichnungspflichten gemäß §146 AO zu überwachen. Welche technischen oder organisatorischen Maßnahmen hierfür zu ergreifen sind, ist nicht explizit vorgeschrieben, da sich die technischen Möglichkeiten zu schnell ändern.
Diese Funktionen könnte ein wirksames IKS umfassen:
- Berechtigungssysteme für Zugang und Zugriff auf die Geschäftsdaten
- Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen (z. B. Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
- Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
- Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Daten, Dokumenten und Programmen
Datensicherheit
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, sein DV-System mithilfe organisatorischer und technischer Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, gegen Datenverlust und unberechtigte Datenveränderung zu schützen.
Sollten Wirtschaftsprüfer feststellen, dass relevante Daten und Dokumentationen nicht mehr vorhanden oder Vorgänge nicht mehr nachvollziehbar sind, weil ein Unternehmen seine Daten nicht ausreichend gesichert hat, gilt die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß und es drohen empfindliche Steuernachzahlungen.
„Der Umstieg in das digitale Büro erfordert eine Software, die möglichst alle Vorgänge des Planungsbüros abbildet und zuverlässig und rechtssicher speichert. Die haben wir mit PROJEKT PRO gefunden und schätzen gelernt.“
Umsetzung der GoBD-Anforderungen mit PROJEKT PRO
Die Einhaltung der GoBD klingt zunächst aufwändig. Nutzen Unternehmen passende Software, halten sie viele Regeln der Grundsätze zur ordentlichen Buchführung sowie Dokumentation – auch von elektronischen Buchungen, Unterlagen sowie Daten – jedoch ganz automatisch ein.
PROJEKT PRO ist so konzipiert, dass Planungs- und Architekturbüros ihre steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle mithilfe der Controlling Produkte einfach GoBD-konform abbilden können. Angebote erstellen, GoBD-konforme Rechnungen schreiben und Zahlungen verwalten – mit PROJEKT PRO können Sie einen Workflow erstellen, der bequem und gleichzeitig rechtssicher ist.
Elektronische Aufbewahrung: Der sichere Weg zur GoBD-konformen Unternehmensorganisation
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Zeitgerechte und fortlaufende Erfassung von Geschäftsvorfällen
Wenn Sachbearbeiter Geschäftsvorfälle in PROJEKT PRO anlegen, werden diese in der Regel mit Datum und Bearbeitername gespeichert. Belege erhalten einen fortlaufende Belegnummer und Zahlungseingänge können direkt auf den Rechnungsdokumenten vermerkt werden. Die Anwendung erfüllt damit alle Voraussetzungen für eine zeitgerechte, geordnete und fortlaufende Erfassung, nur für die rechtzeitige Eintragung ins System müssen Sie selbst sorgen.
Vollständige Aufzeichnungen, Unveränderbarkeit der Dokumentation und maschinenlesbare Archivierung
Die GoBD fordert, dass Aufzeichnungen wahrheitsgemäß vorgenommen und nachträglich nicht geändert werden. Mit PROJEKT PRO können Unternehmen diese Anforderung der Unveränderbarkeit leicht umsetzen: Einmal erzeugte Angebote und Rechnungen können in unveränderbaren Formaten wie PDF-Dokumenten gespeichert werden. Doch dies ist laut GoBD nicht einmal notwendig, sofern jederzeit eine dem Original entsprechende Kopie erzeugt werden kann. Dies ist mit PROJEKT PRO ebenfalls möglich, da die Daten im Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens gespeichert werden.
Kundendaten lassen sich für die Belege automatisch aus in PROJEKT PRO hinterlegten Stammdaten generieren. Damit das zeitsparende Vorgehen steuerlich unbedenklich ist, übertragen sich spätere Änderungen am Stamm nicht auf die bereits erzeugten Belege. Wenn Anwender Verarbeitungsprotokolle implementieren, können Sie damit problemlos nachweisen, dass die Daten zum damaligen Zeitpunkt korrekt waren.
Internes Kontrollsystem
Wie umfangreich ein internes Kontrollsystem ausgestaltet sein muss, um den GoBD-Anforderungen zu entsprechen, hängt von der Komplexität und der Art der Geschäftstätigkeit ab. Mit PROJEKT PRO können Unternehmen sowohl einfache als auch ausdifferenzierte interne Kontrollsysteme einrichten: Berechtigungssysteme, Plausibilitätsprüfungen und Schutzmaßnahmen gegen Datenfälschung sind im Standard vorhanden. Weitere manuelle oder automatische Kontrollen können individuell eingerichtet werden.
Bestmögliche Datensicherung mit PROJEKT PRO
PROJEKT PRO sichert den Datenbestand automatisch im Stundenrhythmus, sodass Sie mit Ihrem Unternehmen im Tagesgeschäft bestmöglich gegen Datenverlust geschützt sind. Je nach individueller Unternehmensorganisation, sollten Sie eine zusätzliche externe Backup-Lösung implementieren.
Wenn Sie von einer anderen Anwendung zu PROJEKT PRO wechseln, achten Sie darauf, die aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem alten System so zu archivieren, dass Wirtschaftsprüfer deren wahrheitsgemäße Aufzeichnung im vorgeschriebenen Archivierungszeitraum noch nachvollziehen können.
Zertifizierte GoBD-Anwendungen: Was nützen Qualitätssiegel?
Das BMF vergibt keine offiziellen Zertifizierungen für GoBD-konforme Hardware oder Software. Auch die lokalen Finanzbehörden können keine verbindlichen Aussagen treffen, ob eine bestimmte Anwendung GoBD-konform ist. Dies liegt zum einen daran, dass die konkrete Nutzung einen erheblichen Einfluss hat, ob die GoBD eingehalten werden. Zum anderen können Updates, Releasewechsel und Berechtigungssysteme die Einhaltung der der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischem sowie Papier-Format beeinflussen.
Wenn Anbieter mit GoBD-Konformität werben, können Unternehmen dies als Entscheidungshilfe bei der Wahl ihres Service-Partners verwenden. Sie können sich jedoch bei Verstößen gegen die GoBD nicht darauf berufen. Hier nimmt das Finanzamt die Führung und die Finanzbuchhaltung bzw. Finanzverwaltung des Unternehmens in die Pflicht! Deshalb sollten Sie sich vor Vertragsschluss immer selbst einen Eindruck von der Anwendung und ihren Möglichkeiten verschaffen, zum Beispiel über eine Testlizenz, oder persönliche Fragen in einem Beratungsgespräch klären.
Mit PROJEKT PRO ist eine Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation problemlos möglich. Wie die konkrete Umsetzung aussieht, müssen Unternehmen je nach individueller Ausgangslange selbst entscheiden.
Wir stehen Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite. Wenn Sie Fragen zur GoBD haben oder PROJEKT PRO in Aktion erleben wollen, melden Sie sich über das Kontaktformular bei uns und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Infotermin.
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