Performance messen: So arbeiten Planungsbüros

Die Arbeitswelt von Architekten und Ingenieuren befindet sich im Wandel. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind gefragter denn je (zum db-Report). Zusätzlich beeinflussen Fachkräftemangel, globale Entwicklung und steigende Anforderungen an Bauprojekte die Planungsbranche. Mit sieben Kennzahlen führen Planer ihr Büro dennoch strategisch zum Wachstum.

21. Juni 2023

Frau auf Baustelle mit Helm misst etwas mit dem Laser aus.

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Warum Benchmarking?

In der heutigen wettbewerbsintensiven Zeit ist Benchmarking unverzichtbar, um Leistung und Effizienz kontinuierlich zu verbessern und sich vom Wettbewerb zu differenzieren. Durch den Vergleich der eigenen Werte lassen sich wertvolle Erkenntnisse gewinnen und Best Practices ableiten. Das Benchmarking als integraler Bestandteil der Geschäftsstrategie stärkt so die Erfolgsperspektive des Büros.

Sieben Kennzahlen für Planungsbüros

Die PeP-7-Kennzahlen bieten wertvolle Benchmarks, um die Wirtschaftlichkeit eines Planungsbüros zu bewerten.

Umsatzrendite: Das Verhältnis zwischen Gewinn und Umsatz messen, um die Rentabilität zu bewerten.
Umsatz pro Mitarbeitenden: Den Umsatz ermitteln, der auf jeden Mitarbeitenden entfällt, um die Effizienz zu beurteilen.
Arbeitskostenquote: Das Verhältnis der Arbeitskosten zu den Gesamtkosten überprüfen, um die Effektivität der Ressourcennutzung zu messen.
Projektstundenanteil: Den Anteil der Projektstunden an den Gesamtstunden bestimmen, um die Auslastung zu analysieren.
Mittlerer Bürostundensatz: Den durchschnittlichen Stundensatz des Büros berechnen, um die Kostenstruktur besser zu verstehen.
Gemeinkostenfaktor: Das Verhältnis der Gemeinkosten zu den Einzelkosten untersuchen, um Effizienzpotenziale zu identifizieren.
Aufwandswerte: Den Stundenaufwand pro betrachtete Einheit erfassen, um die Leistung in verschiedenen Bereichen zu bewerten.

Mit den Kennzahlen werden die Rentabilität von Projekten, der Einsatz von Mitarbeitenden und die wirtschaftliche Leistung des gesamten Büros bemessen.

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Kurz erklärt: Der mittlere Bürostundensatz

Der mittlere Bürostundensatz ist einer der wichtigsten Kennzahlen für das Benchmarking. Die Berechnung ist in vielen Büros noch nicht automatisiert. Dadurch bleiben Potenziale auf der Strecke. Wir stellen kurz vor:

Der mittlere Bürostundensatz ist der durchschnittliche Stundensatz, den ein Planungsbüro über alle Aufträge hinweg erreichen muss, um ohne Verluste zu arbeiten.

Planungsbüro Musterfrau hat bei Gesamtkosten von 350.000 € und 5.522 Projektstunden der Mitarbeitenden im April einen mittlerer Bürostundensatz von 63,38 €.
Die Inhaberin hat somit eine Orientierung, welchen Stundensatz sie im Durchschnitt über alle Aufträge erreichen muss, um ohne Verlust zu arbeiten. Jeder weitere Cent fließt direkt in den Gewinn.
Denn der mittlere Bürostundensatz beinhaltet auch die (All-)Gemeinkosten des Büros, die ebenfalls zu erwirtschaften sind.
Solange sich in der Büro- und Kostenstruktur keine gravierenden Veränderungen ergeben, darf mit dem Stundensatz weitergerechnet werden.
Gut zu wissen: Der mittlere Bürostundensatz eignet sich auch zum Kostenvergleich und als Benchmarking zu Vergangenheitswerten.

Zusammengefasst: Der mittlere Bürostundensatz umfasst die Gesamtkosten des Büros und die Anzahl der Projektstunden der Mitarbeitenden. Dadurch wird die Kennzahl unverzichtbar für die Preisgestaltung, die Rentabilitätsanalyse und die Kostenvergleiche.

Der mittlere Bürostundensatz in PROJEKT PRO

In PROJEKT PRO wird aus den mittleren Stundensätzen der Mitarbeitenden automatisiert der mittlere Bürostundensatz berechnet. Im Bereich Stunden finden Planer ihren mittleren Bürostundensatz unter Mittlerer Profitcenter-Stundensatz, also 63,38 €. Unter den Selbstkosten darüber steht demgegenüber der Tatsächliche Auftrags-Stundensatz, hier 59,62 €. Somit fließen 3,76 € je gearbeitete Stunde für diesen Auftrag in den Gewinn.

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Wachstum fördern

Im Tagesgeschäft steht das Vorantreiben des eigenen Wachstums oft hintenan. Denn die Erhebung von umfänglichen Daten und Berechnungen von Kennzahlen ist mitunter sehr aufwändig. Durch den Einsatz einer Büro-Software wie PROJEKT PRO wird die doppelte Dateneingabe vermieden und die Berechnungen automatisiert. Die Mitarbeitenden nutzen die Software von der Arbeitszeiterfassung bis zur Auftragsabwicklung und stellen somit ohne Mehraufwand alle Daten für die Ermittlung der Benchmarks bereit.